מידע מודיעיני מטבעו הוא תחום רגיש ביותר וכל מדינה מעדיפה לשמור אותו לעצמה. על פניו אף מדינה לא מעוניינת שמדינות אחרות תדענה מהו מכלול המידע המודיעיני הנמצא ברשותה. חשיפת מידע כזה בפומבי עלולה לפגוע בקשריה עם מדינות אחרות. מידע זה לא פעם מושג בעמל רב ובמקרים רבים משלמים עליו במחיר יקר מאוד-חיי אדם. אבל יכולים להיווצר מצבים בהם שיתוף פעולה מודיעיני הוא צורך בלתי נמנע וחיוני ביותר, כאשר משתפות הפעולה חייבות לעמוד כנגד אויב משותף אויב או מספר אויבים. דוגמה לכך היא ברית נאט"ו שמולה עמדה ברית ורשה ולמעשה ברה"מ.דוגמה מהתקופה האחרונה- הקואליציה שהוקמה ערב מלחמת המפרץ הראשונה כנגד שליט עירק סאדאם חוסיין וכיום שיתוף פעולה כזה הוא פועל יוצא למאבקן של מדינות רבות כנגד ארגוני טרור חובקי תבל. המידע הדרוש הוא רב ויש לעשות בו שימוש אפקטיבי על מנת לקבל את התוצאות הרצויות.
המושכל הבסיסי ביותר הנדרש ממשתפי הפעולה הוא המפגש ביניהם, מפגש בין תרבויות שונות. גם אם הם שייכים לעולם המערבי עדיין ימצאו הבדלים תרבותיים בין מדינה אחת למדינה השניה. לכל מדינה רקע היסטורי שונה וקודים תרבותיים משלה. מה שמקובל במדינה אחת לא בהכרח מקובל במדינה שניה. אותו הדבר לגבי יצרני המודיעין שלהם, בין שמדובר בגופים צבאיים ובין שגופים אזרחיים. כל גוף כזה הוא תרבות משנה בתוך התרבות הלאומית. לכל ארגון תרבות ופילוסופיה ארגוניים משלו. כאשר נכנסים לשיתוף פעולה מודיעיני יש לבנות מילון קודים התנהגותיים משותף שבעזרתו שני הצדדים יבינו זה את זה. לכל מסגרת ארגונית הוויה ייחודית לה. היא תיתן פרשנות משלה לאירועים שונים. מגדל בבל של פרשנויות. מילון הקודים הוא על כן חיוני ואפילו אקוטי למידת ההצלחה של שיתוף הפעולה.
חשוב לקבוע מה מטרת שיתוף הפעולה ומתוך זה לגזור את אופי שיתוף הפעולה. האם מדובר בשיתוף פעולה צבאי, האם מדובר בשיתוף פעולה אזרחי? האם שיתוף הפעולה הוא טקטי,אסטרטגי, אינפורמטיבי? לכל סוג של שיתוף פעולה אפיונים משלו. שיתוף פעולה אינפורמטיבי למשל הוא בעל אופי ביוקרטי. האישים הנוטלים חלק בסוג כזה של מפגש מציגים בפני עמיתיהם את עמל עבודתם וכולם ביחד משתדלים לבנות איזה שהוא מארג מידע אינטגרטיבי שישרת את קובעי המדיניות של מדינותיהם. שיתוף פעולה אסטרטגי הוא שיתוף פעולה ארוך טווח המיועד לשרת מדינות ברמה הגלובלית כמו עצירת זרימה של כספים ו/או כלי נשק מבנק או יצרן נשק מסוים לארגוני טרור ספציפי. שיתוף פעולה טקטי מיועד למטרות נקודתיות ובא לפתור בעיה ספציפית כמו חיסול אנשים בעלי יכולות מיוחדות של ארגוני טרור כמו עימאד מורנייה , המטכ"ל של החיזבאללה. הפעלה בו-זמנית של מספר שיתופי פעולה טקטיים יכולה לקבל אפיונים אסטרטגיים.
מכאן יש לקבוע את דרג משתפי הפעולה. האם מדובר בראשיהם של גופים מודיעיניים? האם מדובר בשיתוף פעולה בין ראשי אגפים או מדורים של גופים אלה או באנשי שטח? למעשה נבנה מיני ארגון שמחייב גם נוהלי עבודה באשר לאמצעי התקשורת הפורמליים בתוך קבוצות העבודה ובינן לבין הממונים עליהן ובין ראשי הארגוניים המדינתיים. לצד זה יש לטפח את התקשורת הלא פורמלית. לתקשורת זו חשיבות רבה ביותר. היא למעשה שקובעת את היקפם של יחסי האנוש בין משתפי הפעולה. עלול להיווצר מצב בו היחסים הם פונקציונאליים וקורקטיים בלבד ובכל השאר, חברי הצוות הם כמו גושי קרח אחד ביחס לשני. התנהגות כזאת היא ערובה לכישלון מבצעי. סיטואציה שעלולה להיות בעייתית היא כאשר אחד או יותר ממשתפי הפעולה מתחילים ל"שחק" על האגו שלהם ולהחצין אותו בעוצמות גבוהות. גם מצב כזה עלול להיות בעייתי. שעה שמתחילים לאתר מי מתאים להיכנס לקבוצת שיתוף הפעולה, יש לבדוק מי עלול באיזה שהוא שלב של העבודה להציג ולהחצין דפוס התנהגות כזה?
בשלב הבא יש לקבוע את מספר שותפי הסוד. ככל שמספר המעורבים בממשק המודיעיני שבין המדינות משתפות הפעולה, גדול יותר הסיכוי שתהיה זליגת מידע לתקשורת. יש להימנע ככל שניתן מלהגיע למצב זה. לכך משמעויות מרחיקות לכת. עלולים להיחשף נתונים רגישים ביותר ביחס לאישים שלהם נגיעה לשיתוף הפעולה, קשרים דיפלומטיים עלולים להיפגע, מבצעים עלולים להיכשל וקיימת אפשרות שמבין משתי הפעולה יהיו הרוגים. למעשה להיות מחוסלים על ידי הגורמים שהם היעד שכנגדם מופעל שיתוף הפעולה. יש על כן לבצע חישוב של עלות/תועלת ביחס לכל פריט מידע שעלול להיחשף. אין מדובר רק בנזקים כספיים. מן התבונה לקבוע את המספר המינימלי האופטימלי של אישים החיוני לאותו מבצע מודיעיני. כדאי גם להיעזר לשם כך בספרות ואין הכוונה למידע רגיש שאין אפשרות לחשוף אותו ולו גם לצורך זה. המידע הזמין הוא מכלול הפעולות המודיעיניות שנחשפו ו/או כאלה שחלה עליהן התיישנות למשל פעולות מודיעיניות ממלחמת העולם השניה ואפילו הראשונה, תחקירים עיתונאיים ואפילו יצירות ספרותיות שנושאיהן הם סיפורי ריגול.
את האישים הנבחרים לצורך שיתוף הפעולה בוחרים מתוך המאגר האנושי של כל המדינות הנוגעות לענין ואשר מבחינה אישיותית מתאימים למבצע זה או אחר. לא כל אחד מתאים לכל סוג של פעולה מודיעינית. במקביל יש גם לקבוע את משך שיתוף הפעולה ולבדוק אם כל אחד מהמועמדים ממאגר אנשי המודיעין, באם הוא מוכן להיכנס לשיתוף פעולה קצר(מספר ימים או שבועות), שיתוף פעולה בעל טווח בינוני (מספר חודשים), שיתוף פעולה ארוך טווח(שנתיים שלוש). אין גם לשכוח שאנשים אלה בחלקם הם בעלי משפחות. יתכן ולפעולות בעלות טווח בינוני או ארוך, כדאי לפנות לאותם אנשי שירות שאינם נשואים. ההתחייבויות האישיות שלהם מצומצמות יותר מטבע הדברים.
משעה שנמצאו האנשים הראויים, יש להפגיש אותם לצורך היכרות על מנת שיכירו את שותפיהם לעבודה, ילמדו לעבוד ביחד, ילמדו איך לבצע חלוקת עבודה מתוך הסכמה, לקבוע קודים התנהגותיים משותפים, תרבות ארגונית ייחודית להם(אין לשכוח שחלק מדפוסי התנהגות אלה מתפתחים תוך כדי עבודה) ואימונים משותפים. ככל ששיתוף הפעולה בעל טווח זמן ארוך יותר, יש להעמיק את ההיכרות ביניהם בדרך של פגישות חברתיות, סיעור מוחות וסימולציות. כל אלה תחת פיקוח הדוק של פסיכולוגים, אנתרופולוגים ויועצים ארגוניים. הפיקוח נעשה בדרך של תצפית סמויה, על מנת שההתנהגות של משתפי הפעולה תהיה טבעית ולא מאולצת. אם במהלכן של הכנות אלה אחד המועמדים נמצא לא מתאים, יש למצוא לו בהקדם מחליף. יתכן גם שכבר בשלב ההכנות יהיו כאלה שיחליטו לפרוש. עדיף ככל שניתן לא לכפות על אלה את שיתוף הפעולה. בכל מקרה יש לעשות זאת בהרבה רגישות ואמפתיה. לפעול כך שהתסכול והאכזבה של אותו גבר או אותה אישה יהיו מינימליים. יש לזכור שלא פעם מדובר בדיני נפשות.
מבחינת המעמד הבינלאומי של המדינות משתפות הפעולה, יש להבחין בין מדינות קטנות שאופק הראיה שלהן הוא מקומי עד אזורי ומעצמות שאופק הראיה שלהן גלובלי. מה שנתפש אצל מדינה קטנה כבעל משמעות רבה ביותר, עבור מעצמה יכול להיתפש כשולי. כאשר הולכים לשיתוף פעולה מודיעיני בין מדינות יש לדעת ולהבין שלכל אחת מהן עוצמה כלכלית וצבאית שונה. יש להגדיר עד כמה שאפשר במדויק את המעמד הבינלאומי של כל אחת מהמדינות משתפות הפעולה. כל אחת ממדינות אלה מציגה בפני שותפתה או שותפותיה את נקודת המבט שלה על המתרחש בעולם. לכך חשיבות רבה. לכל אחת ממדינות אלה ניתנת האפשרות לראות את האירועים השונים מנקודת המבט של שותפותיה. זה יתרום רבות למציאת השפה המשותפת ובסיכומו של דבר, התמונה הכוללת שתצטייר תהיה מאוזנת במידת האפשר. לצורך זה כדאי יהיה להיעזר בפסיכולוגים ארגוניים ובמומחים ליחסים בינלאומיים. דוגמה לכך הוא שיתוף הפעולה בין ישראל, מדינה קטנה, וארה"ב, מעצמת על. שיתוף פעולה כזה הוא חיוני על רקע אינטרס משותף, מלחמה בטרור. כדאי ואפילו חובה לפעול בשקיפות מוחלטת. באשר ליחסים המדיניים בין שתי המדינות, אפשר לחסוך הרבה מבוכות ותקריות דיפלומטיות.
גם אם איזה שהוא מידע הנוגע לפעולה זו או אחרת, חרף כל המאמצים, זולג לעיתונות כדאי לקבוע דרכי פעולה כדי להתמודד עם מצב זה. קיימים שלושה מצבים- הכחשה גורפת, הודעה חלקית לעיתונות שאכן היה דבר מה וחשיפה מלאה. היחסים עם העיתונות חשובים מאוד. מכיון שדרך העיתונות, הגורמים הנוגעים בדבר מיחצ"נים את עצמם ואת פעולותיהם. לכך חשיבות שאין לזלזל בה. עברו הימים של "סיירת שו שו" הניסיון הראה שהכחשה גורפת יש בה יותר נזק מתועלת. הסיבה לכך היא שמצב זה, הוא במה שאין שני לה לתעשיית שמועות. כלל בסיסי במצבים אלה הוא לדעת לעיתים לדבר בלי לומר כלום. במידת הצורך מניפולציות תקשורתיות הן חלק ממערך הלחימה כנגד האויב המשותף.
כאשר תוכניות שיתוף הפעולה מסתיימות ראוי לקיים מפגש מסכם שהוא גם טקס פרידה, תוך קיום טקס התייחדות עם אלה שנפלו במילוי תפקידם אם היו כאלה. זמן מה לאחר מכן יש להתחיל בהפקת לקחים בין שתוכניות אלה הצליחו, הצליחו חלקית או כשלו. כל הפקת לקחים חיונית לתוכניות עתידיות. הפקת הלקחים אינה נעשית מיידית עם סיום התוכנית או התוכניות. זאת מתוך מטרה לקבל איזו שהיא פרספקטיבת זמן. יש לתת למעורבים שהות להבין במבט לאחור את מה שהתנסו בו ולארגן את התובנות הפרטיות שלהם. לתת לתחושות האישיות להתעמעם קצת ולהיבטים הרגשיים להירגע.