ניהול ידע – מבט מבני

ניהול ידע הוא הליך הדורש מיומנות מקצועית גבוהה מאחר ועליו מושתתת פעילות של ניתוב הידע. העברת הידע בצורה לא מושכלת עלולה לגרום לנזקים חמורים, לעיתים גם בלתי הפיכים. מאחר וקיימים סוגי ידע שונים, שהרי כל מפעל או ארגון משתמשים בידע שונה, מן הראוי לבחון את ניהול הידע גם מנקודת מבט רחבה. כלומר, לא רק בצד הפרטני של ארגון זה או אחר, אלא לנסות לזהות מסגרת מבנית שתחומי התוכן השונים יוכלו להשתמש בה.

מהו אם כן ידע? בניסוח הכללי ידע הינו מאגר נתונים המשמש לצרכים שונים. הביטוי מאגר נתונים יכול להישמע מאוד יבשושי כביכול אין בו אלא נוסחאות ותהליך המשמש במהותו לזרימת הידע בתהליכי מחשוב שונים. לא כך הוא. אפשר לסווג ידע באופנים שונים. סיווג אחד של ידע הוא המבע הצורני שלו, לדוגמא ידע טקסטואלי, ידע מתמטי, ידע גרפי, ידע קולי (הקלטות קול), או ידע מוסרט (למשל סרטי וידיאו). מבעים אלה יכולים להופיע כל אחד בפני עצמו או בשילובים שונים ביניהם. סיווג אחר של ידע הוא לפי נפח הידע. האם מדובר במספר עמודים ואולי בעשרות ומאות עמודים? האם מדובר בסרט וידיאו קצר או סרט וידיאו ארוך? במקרים אלה יש לתת הגדרות תוחמות, מה נחשב לנפח קטן ומה נחשב לנפח גדול. ההגדרה לצורך זה היא מספרית. למשל ידע שנפחו הוא 2-3 עמודים הוא קטן מאוד, ידע שנפחו הוא 10 עמודים הוא נפח קטן, ידע שנפחו הוא עשרות עמודים הוא בינוני וידע שנפחו למעלה מ-100 עמודים הוא גדול, וכן גם לגבי סיווגים של נפח דיגיטלי כגון 1 גיגהבייט, 100 גיגבייט, 1 טרה-בייט. מטבע הדברים, מידת השקעת הזמן הדרושה להבנתו של הידע גדולה יותר ככל שנפח הידע גדול יותר. יש להביא בחשבון את יכולת הקליטה הקוגנטיבית של הממוען אליו מגיע הידע. ישנם אנשים היכולים לקרוא עשרות עמודים במהירות וישנם אנשים שדרוש להם זמן רב יותר. נתון זה יש להביא בחשבון כאשר קובעים תאריכים לישיבות עבודה שונות, על מנת שכל הבאים אליהן יהיו מוכנים.

סיווג אחר של ידע הוא לפי מידת המוחשיות שלו. ישנו ידע שניתן להרגיש בו פיזית וישנו ידע מופשט. ידע מוחשי מתייחס לכל הדברים שניתן לחוש בהם בעיניים, להרגיש בידיים או להריח ( כמו בשמים), טיב השירות הניתן ללקוחות ועוד. המינוחים בהם משתמשים לצרכים אלה הם נוסחתיים, מעין שבלונות. ידע מופשט הוא ידע הדורש חשיבה אנליטית, אופק ראיה רחב, ויכולת לקשור בין נתונים שונים המראים תמונה כוללת ו/או תהליכים שלתוכם מוכנס הידע. דוגמה לכך היא דמוקרטיזציה של הידע בארגון. משמעותו של מושג זה היא פתיחתו של ידע כל שהוא לכלל עובדי הארגון.

סיווג אחר של ידע הוא לפי הרלבנטיות שלו. הגדרת הרלוונטיות חשובה מאוד בהקשר הארגוני, כלומר האם הידע נחוץ לעובד מסוים, וזאת על מנת שלא להעמיס יותר מדי על עובד כל שהוא בידע שלא נדרש לעבודתו. עודף ידע עלול לבלבל. סיווג קשור לכך של ידע, הוא מידת הקריטיות של ידע מבחינת הדחיפות שלו. ידע קריטי חייב להיות מועבר במהירות לעובד, שאם לא כן תהליכים שונים עלולים לקרוס. במהותו ידע מסוג זה הוא ידע השובר שגרת עבודה.

לאחר שעוברים את שלב הגדרת הידע, יש לעבור לשלב הממוענים. אלה האמורים לקבל את הידע. לצורך כך יש למפות את כלל העובדים שנזקקים לידע מסוים לכל אורך המדרג הארגוני, מהמנכ"ל ועד לאחרון העובדים. הידע שמקבל מנכ"ל שונה מידע שמקבל ראש אגף וידע שמקבל עובד הנמצא ברצפת הארגון שונה מזה הנדרש לאלה הנמצאים מעליו. חשוב לזכור שאין בידע המועבר לאדם זה או אחר משום פגיעה בעובדים אחרים. הכלל הקובע הוא שהידע מועבר לעובדים שונים על סמך הרלבנטיות להגדרת תפקידם. יכולים להיות גם מצבים רגישים שגם אותם יש להביא בחשבון, שהרי יכולים להיות מי שיבואו בטרוניות בנוסח "למה לא יידעו אותי" או "איך זה שאני לא יודע על כך". אפשרי שטענתם מוצדקת ואז יש לבדוק למה נוצר קצר זה בתקשורת. מקרה אחר הוא מקרה שעצם אי קבלת הידע היא בבחינת פגיעה בכבודם של המתלוננים, גם אם הידע לא רלבנטי להם. מבחינתם מצב כזה הוא פגיעה באגו שלהם. מפיצי הידע חייבים להיות בעלי אוזן רגישה לנושא ואפילו מניפולטיביים, איך להעביר ידע ובאיזו מידה. יכול להיות שדי יהיה להעביר לאנשים מסוימים ידע במשורה, ועובדים אלה יהיו שבעי רצון. עובדים בעלי תחושת אגו רגישה הם אנשים בעלי אופי טווסי. דוגמה לכך הוא Mr. peacock מסדרת הטלוויזיה האנגלית הנפלאה "מי שהוא מטפל בך?"

חשוב להגדיר לכל צרכני הידע העברת ידע בצורה מושכלת. מצד אחד לא להעביר מעט מדי ידע על מנת שיוכלו לתפקד כראוי, ומצד שני לא להעביר להם ידע זה בכמויות גדולות כדי שלא יוצפו. יותר מדי ידע עלול לגרום למצב של מרוב עצים לא רואים את היער. על סמך אופיו של הארגון והניסיון שהצטבר בו יש לקבוע סולם מינון. כמה ידע יש להעביר לבעל תפקיד זה או אחר ומה מידת התכיפות שיש להעביר את הידע.

לקראת ישיבה, בין שמדובר בדרג מנכ"לי או בדרגי הביניים, רצוי לבדוק מי הם הנוטלים חלק בישיבה, ולהעביר להם את הידע הדרוש לפני הישיבה על מנת שיוכלו להתכונן כראוי. מצב קיצון הוא אותו מקרה בו מגיע ידע הנוגע למושאי הישיבה אשר דורש התייחסות מיידית. יש להעביר ידע זה לממוען או לממוענים הרלבנטיים המשתתפים בישיבות. הודות לאמצעי התקשורת המקובלים כיום הידע מועבר לדוא"ל האלקטרוני של אותם עובדים בלי להפריע למהלך הישיבה. לשם כך יש לצייד צגים אלה במנורת הבהוב קטנה שרק זה שיושב לידו יבחין בידע.

הידע איננו סטטי הוא דינמי במהותו. הוא משתנה כל הזמן ולכן יש להתייחס אליו כאל בעל אפיון תהליכי. לידע הבסיסי מצטרפים סוגי מידע שונים לאורך זמן. קיים פער בין יוצר הידע הראשוני לידע הסופי המגיע לממוענים. יש להכיר את אפיוני הידע שפי שהזכרנו קודם לכן. אנשים שזאת מומחיותם, אלה הם מהנדסי הידע. הם מכירים על בוריים את ערוצי התקשורת השונים בארגון ואת מעבירי הידע.

מבחינת מקורות הידע יש מקרים בהם הידע בא מאנשים בעלי יכולת יצירתית גדולה המגיעים לתובנות שונות. אולם ידע יכול להיווצר גם על ידי קבוצת עובדים אשר מתכנסים לצורך סיעור מוחות ומגיעים לתובנות קבוצתיות. כל אלה הם יוצרי ידע פנים ארגוניים. ידע יכול לבוא גם מחוץ לארגון כגון מכשיר חדש שפותח על ידי ממציא, או ידע שנוצר בחברה אחרת והוא יכול להיות רלבנטי לארגון.

לכל קבוצת אנשי מקצוע יש שפה משלה. מהנדסי מכונות במהלך עבודתם מפתחים מושגים משלהם השונים מאלה של מהנדסי מחשבים או מנתחי מערכות ארגוניות. כאשר אנשי קבוצות אלה או אחרים נפגשים לא בטוח שהם יבינו זה את זה במהלכן של ישיבות משותפות. כך עלול להווצר מגדל בבל של שפות שאין מה שהוא היכול לקשר ביניהן. מהנדסי הידע חייבים להביא זאת בחשבון. עליהם לפתח שפה אוניברסלית שכל אנשי הארגון יבינו אותה. אם נרצה האספרנטו של הארגון. בהקשר זה חשוב לציין שלכל ארגון שפה אוניברסלית משלו והיא קשורה לתרבות הארגונית של אותו ארגון.

לסיכום, ניהול ידע הוא נושא מורכב הדורש הבנה רבה שלו. יכול להיות שיש צורך לפתח מערכי לימוד שיכשירו את אנשי המקצוע שזה יהיה מקור תעסוקתם העתידי. מסגרות אקדמיות מתאימות לכך הן החוגים למנהל ותקשורת.

אודות חיים מזר

בעל B.A במדע המדינה וסוציולוגיה. עורך לשוני של ספרות טכנית. חבר באגודה הישראלית לאסטרונומיה ובאגודה לחקר עב"מים. פרסם מאמרים באתר הידען, באתר של אלי אשד על ניתוח ספרותי, ובכתב העת של האגודה לאסטרונומיה בתחום גיאולוגיה ואטמוספירה של כוכבי לכת. כמו כן כתב על ייעוץ ארגוני, מדע המדינה, היסטוריה עם היבטים ניהוליים, בינה מלאכותית, חישוב מקבילי, מקרא ,סוציולוגיה, מודיעין (בכתב העת של המל"מ), וכלכלה.
הפוסט הזה פורסם בתאריך מדע פופולרי. קישור קבוע.

תגובה אחת על ניהול ידע – מבט מבני

  1. מאת אלי אשד:‏

    קורסי ניהול ידע נמצאים היום במחלקות לספרנות ומידענות.והתחום הזה מפותח מאוד שם. .

כתיבת תגובה

האימייל שלך לא יוצג בבלוג. (*) שדות חובה מסומנים

*

תגי HTML מותרים: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

*