אחזקת התקשורת הפורמלית באמצעות מיקור חוץ( outsourcing)

top reasons for outsourcing

מושג בסיסי בתקשורת ארגונית הוא ערוץ התקשורת הפורמלית. זהו אותו אמצעי שדרכו מועבר מידע ממקום אחד למשנהו בארגונים. מושגים אנלוגיים בעולם הפיזיקלי הם צנרת להעברת מים ונפט, קווי מתח חשמלי וקווים טלפוניים. אספקה שוטפת של משאבים אלה מחייבת אחזקה מתמדת של הצנרת, ובמידה ומתעוררות בעיות הפוגעות באספקה יש לבצע את התיקונים הדרושים בהקדם האפשרי. אחזקה זו מחייבת מיומנות מקצועית גבוהה ביותר. התקשורת הפורמלית איננה חומר פיזיקלי שאפשר למששו בידיים, אך יחד עם זאת חשיבותה רבה וארגונים עלולים להיקלע לקשיים רבים עד כדי קריסה בשל תפקוד לקוי או חוסר תפקוד מוחלט של ערוצי התקשורת. אחזקתם של ערוצים אלה מחייבת גם כן מיומנות מקצועית רבה. עם זאת, העסקת עובדים שהגדרת תפקידם היחידה היא אך ורק למטרה זו, עלולה שלא להיות כלכלית מאחר ולא תמיד יש הצדקה להעסיק עובד או מספר עובדים במשרה מלאה או חלקית לצורך זה. הפיתרון האופטימלי יכול להיות הוצאה עבודה זו לגורם חיצוני קרי מיקור חוץ.

אחזקה טובה של קווי זרימה מחייבת הכרה טובה של מאפייניהם. כך הדבר כאשר מתחזקים קווי מים, קווי טלפון, וכך הדבר לגבי התקשורת הפורמלית. טיפול טוב בקווים אלה צריך להתבצע במספר שלבים והם:

א. הכרת מאפייניה של החברה דורשת המיקור. יש לזכור שקיימים טיפוסים שונים של חברות כמו חברות ציבוריות, חברות עסקיות, חברות שירותים וחברות יצרניות. לכך השפעה על התקשורת הפורמלית.

ב. הכרת עומק המדרג הארגוני ורוחב הארגון. ככל שעומק המדרג גדול יותר, כך גדל גם אורכם של קווי התקשורת, החל מבסיס הפירמידה וכלה בקודקודה. משך זרימת המידע הכולל מלמעלה למטה ולהיפך נעשה גם הוא גדול יותר. באם הארגון הוא גדול ויש בו מספר רב של אגפים ושל מחלקות, כך גם גדל מספר ערוצי התקשורת האופקיים, וגם כאן המידע יכול להיעצר או להיות מואט על פי הצרכים השונים המתבקשים בכל מחלקה ואגף.

ג. שחרור סתימות. כאשר מידע מתעכב או פוסק מלזרום בנקודה מסוימת באחד הערוצים או במספר ערוצים, יש לבדוק מה קורה במקום או במקומות אלה ולשחרר את הסתימות במהירות. דוגמה לסתימה כזו יכול להיות הליך ביורוקרטי מסורבל או מיותר שהיה טוב לזמנו, אך איננו תואם יותר בשל התפתחויות טכנולוגיות או התיישנותן של תפישות ניהוליות. על פי העניין יהיה צורך לשנות הליך זה או לבטלו כליל.

ד. אמצעי התקשורת. אמצעי התקשורת המקובלים המסורתיים הם מכתבים, דואר פנימי, וישיבות. לאלה נוספו האמצעים של הפקס, הטלפון הסלולרי, האינטרנט והדוא"ל (דואר אלקטרוני). התוצאה היא גידול במספר סדרי גודל בסך הקשרים הוורבליים בין גורמים שונים בתוך הארגון. יש על כן לבנות מערך תקשורתי כך שכל מי שקשור בו זמנית למספר אמצעים יקבל את המידע החיוני במינון סביר, כך שיוכל לעבוד בלי לקרוס בשל עודף מידע.

ה. נפח התקשורת. הכוונה היא להיקף המידע המועבר בין שני מתקשרים. המידע המועבר יכול להיות מצומצם וענייני ויכול להיות ארוך מאוד. כך למשל באמצעות האינטרנט אפשר להעביר חוברות וספרים. כאשר מדובר במידע הנדרש לעבודה מיידית הנפח הטקסטואלי חייב להיות מצומצם וענייני על מנת שלא לסרבל את מהלך העבודה. לעומת זאת, כאשר המידע המועבר מיועד לטווח הארוך הוא יכול להיות בעל נפח טקסטואלי גדול יותר. לכן המומחים לתקשורת חייבים לברר עם מקבלי המידע בארגון איזה סוג של מידע נדרש בטווח הזמן המיידי, ואיזה סוג של מידע נדרש לטווח הזמן הארוך. בהתאם לכך יש לתכנן את אופי המידע המועבר מנמען לנמען, בין שמדובר במידע המועבר כחומר כתוב ובין שמדובר בחומר קולי, או למספר נמענים. סוג אחר של מידע הוא זה המיוצר לצורך אחסונו במחשב. אנשי המקצוע צריכים להדריך את כלל חברי הארגון מייצרי המידע איך להפיקו כך שלא יתפוס נפח גדול מדי ויחד עם זאת יהיה מובן ונגיש.

ו. קצב העברת המידע. היקף המידע המועבר ליחידת זמן חייב להיות כזה שהוא ייקלט על ידי דורשיו בצורה סבירה, בלי להיות מצד אחד לחוצים מדי מכדי לעמוד בקצב העבודה, ומצד שני בלי להיות חסרי סבלנות כאשר המידע מגיע טיפין טיפין. מידע המגיע בכמויות גדולות ליחידת זמן, מעבר ליכולת הקליטה המוחית (יכולתו של אדם לעבד ולהטמיע מידע), עלול להביא את המשתמשים בו למצוקה קשה. מכיון שהם לא מסוגלים לעמוד בקצב הגבוה הם בסופו של דבר "יפלו מהרגליים" ויקרסו. מנגד, במצב של מידע המגיע באיטיות, המשתמשים בו יהיו מובטלים מאונס לתקופות ממושכות, ותתעורר אצלם תחושה שהם יכולים להפיק מעצמם יותר ממה שנדרש מהם. מצב כזה מעצם טבעו עלול לגרום לאבטלה מבנית. מומחי התקשורת צריכים לתכנן את קצב העברת המידע על פי לוח הזמנים הדרוש להפקת המוצרים המבוקשים, ולהתחשב ביכולתם האישית של מבצעי העבודה. כל זאת תוך ויסות זרימת המידע בין הנוגעים בדבר במדרג הארגוני, כך שתהליך העבודה יהיה אפקטיבי.

ז. זרימת מידע צולבת. זהו מצב בו מוקם בתוך הארגון ארגון משנה לצורך מימושו של פרויקט מסוים. במצב זה זרימת המידע יכולה להיות בו זמנית אנכית, אופקית, ואלכסונית על פי דרישות הפרויקט. המידע זורם מכל מקום לכל מקום, ויש צורך במשנה זהירות כדי למנוע עיכובים מיותרים ולהבטיח עמידה בלוח הזמנים של הפרויקט.

מכיון שהתקשורת היא נושא חשוב ביותר, לעיתים אקוטי, אנשי חברת המיקור המספקים את שירות האחזקה מטפלים במדרג הארגוני כולו. העבודה יכולה להיות קצרת מועד או ארוכת טווח, תלוי בסוג הבעיות הדורשות פיתרון. האחזקה השוטפת היא קצרה, והחברה יכולה להגיע לארגון לביצוע בדיקות תקופתיות. הבדיקות אמורות להימשך מספר ימים, שבוע, או שבועיים על פי העניין, בכפוף לדרישות חוזה העבודה עם החברה דורשת המיקור. במצבי משבר עובדי אחזקה אלה יקיימו ישיבות הכנה עם אנשי הארגון בטרם יחלו בעבודתם. במהלכן של ישיבות אלה תעשה הגדרת תקלות מדויקת ועל פיה תיבנה תוכנית עבודה סדורה.

מבחינתם של מומחי התקשורת רצוי שהכשרתם המקצועית תכלול גם את תורת הנוזלים שהיא כל כולה שייכת למדעים המדויקים. באותה מידה עליהם ללמוד על יחסי הגומלין בין התקשורת הפורמלית לתקשורת הלא פורמלית. כל זאת מכיון שיש בכך כדי לתת להם פרספקטיבה רחבה ביחס לתקשורת פורמלית ארגונית.

אודות חיים מזר

בעל B.A במדע המדינה וסוציולוגיה. עורך לשוני של ספרות טכנית. חבר באגודה הישראלית לאסטרונומיה ובאגודה לחקר עב"מים. פרסם מאמרים באתר הידען, באתר של אלי אשד על ניתוח ספרותי, ובכתב העת של האגודה לאסטרונומיה בתחום גיאולוגיה ואטמוספירה של כוכבי לכת. כמו כן כתב על ייעוץ ארגוני, מדע המדינה, היסטוריה עם היבטים ניהוליים, בינה מלאכותית, חישוב מקבילי, מקרא ,סוציולוגיה, מודיעין (בכתב העת של המל"מ), וכלכלה.
הפוסט הזה פורסם בתאריך ניהול עם התגים . קישור קבוע.

כתיבת תגובה

האימייל שלך לא יוצג בבלוג. (*) שדות חובה מסומנים

*

תגי HTML מותרים: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

*